Τρίτη, 11 Ιουνίου 2019 10:36

Μεταφορά δεδομένων CRM: Τι να προσέξετε

Written by
Rate this item
(21 votes)

Το να αλλάξεις CRM και να χρειαστεί να μεταφέρεις σε αυτό τα δεδομένα από το προηγούμενο σύστημά σου δεν είναι μια απλή υπόθεση όπως π.χ. το να μετακινήσεις τα αρχεία σου από τον ένα φάκελο στον άλλο. Είναι μια σύνθετη διαδικασία που απαιτεί ανάλυση και προετοιμασία ώστε να μην χαθούν δεδομένα κατά τη μεταφορά. Ας δούμε τις βασικές προκλήσεις που μπορεί να αντιμετωπίσεις.

Γιατί να αλλάξεις CRM

Έλλειψη δυνατότητας επεκτάσεων
Υψηλά κόστη συντήρησης
Έλλειψη δυνατότητας παραμετροποιήσεων
Έλλειψη δυνατότητας λειτουργίας στο cloud
Έλλειψη δυνατότητας σύνδεσης με άλλες εφαρμογές
Προβλήματα υποστήριξης & αναβαθμίσεων

Ο βασικός λόγος του να μεταφέρεις τα δεδομένα σου αντί να ξεκινήσεις από το μηδέν στο νέο σύστημα είναι προφανής:

Οι πληροφορίες που έχεις ήδη για τους πελάτες είναι ο πυρήνας της επιτυχίας σου. Το να τις χάσεις είναι μεγάλο πλήγμα τόσο για τη διατήρηση των παλιών όσο και για την απόκτηση νέων πελατών.

Το να διαθέτεις και να χρησιμοποιείς απλά ένα αντίγραφο του παλιού συστήματος είναι εξίσου αναποτελεσματικό. Αν θέλεις να εξετάσεις παλιά στοιχεία με τα εργαλεία ανάλυσης του νέου CRM, θα πρέπει να ενσωματώσεις τα δεδομένα αυτά στο νέο σύστημα.

Τι είναι δύσκολο

Το πιο δύσκολο στη μεταφορά δεδομένων είναι να μεταφέρεις και τις σχέσεις που έχουν αυτά μεταξύ τους, για παράδειγμα όχι απλά να μεταφέρεις τις επαφές αλλά και με ποιους οργανισμούς ή ευκαιρίες συνδέονται.

Έχουμε τα εργαλεία

Ακόμη και για τις πιο σύνθετες περιπτώσεις μεταφοράς δεδομένων, όπου π.χ. χρειάζεται να εισαχθούν επαφές και οι συσχετίσεις τους με ευκαιρίες και δραστηριότητες στο Online CRM υπάρχει η λύση.

video-img1.jpg

Μεθοδολογία μεταφοράς (μετάπτωσης) δεδομένων

1. Προετοιμασία ενδιαφερόμενων μερών για μετάπτωση δεδομένων
Πριν την έναρξη των τεχνικών εργασιών, θα πρέπει να γίνει συνεννόηση με τους χρήστες και τους λήπτες αποφάσεων. Πρέπει να προσδιοριστεί από κοινού το τι ακριβώς αναμένεται να επιτευχθεί από το νέο σύστημα. Συζητείστε τι χρειάζεται να βελτιωθεί, ποια δεδομένα είναι απαραίτητο να διατηρηθούν και ποια δεδομένα μπορούν να διαγραφούν.
2. Σύγκριση, ανάλυση και προετοιμασία
Αποφασίστε ποιοι τύποι δεδομένων και ποια πεδία μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο νέο CRM. Αναλύστε αν όλα τα δεδομένα και πεδία του παλιού συστήματος μπορούν να μεταφερθούν στο νέο σύστημα. Αν έχετε ειδικά διαμορφωμένα πεδία (που είναι και το πιθανότερο) διαμορφώστε το νέο CRM με τον ίδιο τρόπο ώστε να είναι εφικτή η μετάπτωση δεδομένων. Μπορείτε επίσης να αφαιρέσετε τα πεδία που δεν θα χρησιμοποιείτε.
3. Λήψη αντιγράφων ασφάλειας
Θα πρέπει οπωσδήποτε να πάρετε ένα backup των δεδομένων για την περίπτωση που κάτι δεν πάει καλά. Έτσι θα είστε σίγουροι ότι δεν θα χάσετε δεδομένα. Αν τη μετάπτωση σας την κάνει κάποια εταιρεία ή εξωτερικός συνεργάτης και δεν σας αναφέρει κάτι για αντίγραφα ασφάλειας, θεωρήστε ότι η συνεργασία μαζί τους δεν είναι και τόσο καλή ιδέα.
4. Δημιουργία ειδικού αλγορίθμου ή εργαλείου
Αυτό είναι το τεχνικό μέρος της διαδικασίας. Μπορεί να αφορά έναν αλγόριθμο ή κάποιο εργαλείο που θα κάνει τη δουλειά αυτόματα. Αν δεν έχετε κάποιον ειδικό στη μετάπτωση δεδομένων, είναι προτιμότερο να απευθυνθείτε σε εταιρεία που κάνει τέτοιες δουλειές. Ένα μικρό λάθος στον κώδικα μπορεί να σας κοστίσει πολύ ακριβά, για αυτό είναι καλύτερο να μην ψάξετε για φθηνή λύση.
5. Δοκιμές πριν τη Μετάπτωση
Η δοκιμή είναι πάντα σημαντική στη Μετάπτωση δεδομένων. Δοκιμάστε να μεταφέρετε λίγες εγγραφές για να δείτε αν το εργαλείο δουλεύει με τον τρόπο που θέλετε κι αν τα δεδομένα και η δομή τους είναι κατάλληλα προετοιμασμένα. Σε αυτό το σημείο μπορείτε να διαπιστώσετε ότι ορισμένα δεδομένα χάνονται ή δεν είναι συμβατά με το νέο CRM.

Συμβουλές για επιτυχημένη μετάπτωση δεδομένων

Πολλά πράγματα μπορεί να μην πάνε καλά κατά τη μεταφορά δεδομένων σε ένα νέο CRM. Τα πιο συχνά προβλήματα που εμφανίζονται είναι χαμένα δεδομένα ή προβλήματα με ειδικά διαμορφωμένα πεδία.

Προσέξτε τα ειδικά διαμορφωμένα πεδία

Εξασφαλίστε ότι ξέρετε πως θα πρέπει να διαμορφωθεί το νέο CRM, τι πεδία θα χρειαστείτε και τι δεδομένα θα περιέχουν. Αν ένα ειδικά διαμορφωμένο πεδίο έχει χρησιμοποιηθεί λίγες φορές στο παλιό σύστημα, είναι καλύτερα να μην το συμπεριλάβετε στο νέο.

Προσέξτε τα συνημμένα αρχεία

Αν το παλιό σύστημα περιέχει συνημμένα αρχεία φροντίστε τα κατάλληλα για τη μετάπτωση. Αν τα αρχεία αυτά είναι αποθηκευμένα σε πολλούς διαφορετικούς φακέλους, ίσως χρειαστεί να τα βάλετε πρώτα σε ένα κεντρικό χώρο.

Επανελέγξτε & καθαρίστε τα δεδομένα

Μπορεί να είναι προφανές κάτι τέτοιο, όμως πολλές φορές υπάρχουν π.χ. λίστες που ξεχνιούνται. Ακόμη κι αν όλα πάνε καλά κατά τη μετάπτωση, αφιερώστε λίγες μέρες μετά την ολοκλήρωσή της για να ξεκαθαρίσετε πιθανά σφάλματα ή λεπτομέρειες που δεν είχατε υπολογίσει εξαρχής.

Συμπέρασμα

Από τη στιγμή που η μετάπτωση δεδομένων είναι ένα μεγάλο, αν όχι το μεγαλύτερο, μέρος της α'φάσης υλοποίησης ενός CRM, θα πρέπει να της δίνεται ιδιαίτερη προσοχή.

Είναι σημαντικό να βλέπεις τη μετάπτωση δεδομένων σαν τεχνικό και διοικητικό θέμα ταυτόχρονα.
Read 558 times Last modified on Τρίτη, 11 Ιουνίου 2019 19:40