Στα παλιά χρόνια, το Excel ήταν ο σούπερσταρ, το εργαλείο που έκανε τις επιχειρήσεις πιο αποτελεσματικές και τους ανθρώπους πιο παραγωγικούς στη δουλειά τους. Τότε βέβαια το συγκρίναμε με τη μόνη εναλλακτική που υπήρχε, δηλαδή με το να κάνουμε τις δουλειές στο χαρτί.
Σήμερα φυσικά τα πράγματα έχουν αλλάξει. Το Excel δεν μπορεί να ακολουθήσει τους σύγχρονους ρυθμούς και απαιτήσεις.
Για την ακρίβεια, το Excel πλέον βλάπτειείναι επικίνδυνο γιατις επιχειρήσεις. Οι λόγοι πολλοί:
01
Τα δεδομένα σε Excel έχουν λάθη που μπορεί να κοστίσουν ακριβά (έρευνα έδειξε ότι το ποσοστό των λαθών είναι 88% !!!)
02
Χάνεις πολύ χρόνο κάθε φορά για να φτιάξεις ή να αλλάξεις και να διορθώσεις ένα αρχείο Excel. Και τελικά το κόστος είναι μεγάλο οπότε η δικαιολογία "το Excel το έχουμε ήδη πληρώσει" είναι άστοχη.
03
Όταν φεύγει αυτός που έφτιαξε ένα αρχείο Excel, φεύγει μαζί του κι όλη η γνώση. Τα δεδομένα είναι στον ίδιο χώρο με τις συναρτήσεις κι αυτό σημαίνει δυσκολίες τόσο στη διαχείριση όσο και στην ασφάλεια.
04
Η ταυτόχρονη επεξεργασία των δεδομένων σε Excel από πολλούς χρήστες είναι σχεδόν αδύνατη ή έχει πολλούς κινδύνους. Για παράδειγμα είναι πολύ εύκολο τα δεδομένα να διαγραφούν κατά λάθος από κάποιον.
05
Σε ένα φύλλο εργασίας Excel δεν μπορείς να προσθέσεις παραπάνω από 1.048.576 εγγραφές. Τόσες είναι οι γραμμές του, αυτό είναι το όριο που έχεις για τα δεδομένα σου.
06
Σχεδόν πάντα οι χρήστες αντιγράφουν τα δεδομένα από φύλλο σε φύλλο, γεγονός που κάνει το Excel να μην έχει συνέπεια. Ταυτόχρονα απαιτείται πολύς χρόνος από κάποιον για να καταλάβει κάθε φορά τι ακριβώς συμβαίνει.
07
Το Excel φορτώνει κάθε φορά όλα τα δεδομένα στη μνήμη για να κάνει κάποιον υπολογισμό, που σημαίνει ότι είναι πολύ αργό όταν τα δεδομένα είναι πολλά.
08
Τα φύλλα στο Excel περιέχουν συνήθως μηνιαία στοιχεία. Όταν θες αναλύσεις για 5 έτη και γενικά ιστορικά στοιχεία θα πρέπει να κάνεις ένα σωρό συνδέσεις. Αυτό είναι χρονοβόρο, σύνθετο κι έχει κινδύνους.
Το Excel είναι εργαλείο για υπολογισμούς και συναρτήσεις. Δεν είναι εργαλείο για προσθήκη, επεξεργασία και αναζήτηση πληροφοριών όπως είναι μια βάση δεδομένων.
Η Λύση
Από την άλλη πλευρά οι Βάσεις Δεδομένων έρχονται να δώσουν λύσεις στις περισσότερες απαιτήσεις των σύγχρονων επιχειρήσεων. Αποθηκεύεις σε αυτές τρισεκατομμύρια εγγραφών, έχεις πλήρη έλεγχο της πρόσβασης των χρηστών και μάλιστα εξατομικευμένα σε επίπεδο πεδίου, παίρνεις backup και πολλά άλλα που το Excel δεν μπορεί να σου προσφέρει.
Δεν υπάρχουν διπλότυπα ή αντίγραφα των δεδομένων σκόρπια, υπάρχει συνέπεια όταν η βάση είναι καλά σχεδιασμένη.
Οι αναλύσεις, διαδικασίες, συναρτήσεις, υπολογισμοί τρέχουν πιο εύκολα και πιο γρήγορα.
Τρισεκατομμύρια εγγραφών χωρούν σε μια βάση δεδομένων, επιτρέποντας αναλύσεις μεγάλου όγκου δεδομένων κι επομένως καλύτερη υποστήριξη αποφάσεων.
Πολλοί ταυτόχρονοι και απομακρυσμένοι χρήστες μπορούν να δουλεύουν με τα δεδομένα, βλέποντας ο καθένας ό,τι χρειάζεται και μόνο.
Τα δεδομένα είναι πολύ πιο ασφαλή σε βάσεις δεδομένων αφού υπάρχει πλήθος λειτουργιών που υποστηρίζει την ασφάλεια.
Οι αναζητήσεις, τα φίλτρα και οι αναφορές γίνονται πολύ πιο εύκολα, γρήγορα και σωστά.
Συμπέρασμα
Αν συνεχίζεις να χρησιμοποιείς το Excel για τη διαχείριση των δεδομένων σου κρατάς την επιχείρησή σου εγκλωβισμένη σε έναν ξεπερασμένο τρόπο λειτουργίας και πολύ πιθανόν να τη βλάπτεις ανεπανόρθωτα.
Όσο γρηγορότερα μεταβείς σε μια εφαρμογή Βάσης Δεδομένων, τόσο καλύτερα αποτελέσματα θα έχουν οι προσπάθειες ανάπτυξης και τόσο πιο αποδοτικές θα είναι οι στρατηγικές αντιμετώπισης του ανταγωνισμού. Εξάλλου, οι πιο δυνατοί ανταγωνιστές σου ήδη χρησιμοποιούν τις Βάσεις Δεδομένων κι αυτός είναι ένας σημαντικός λόγος που δυνάμωσαν και που θα συνεχίσουν να δυναμώνουν.
Δες τη δική μας πρόταση, το Online CRM, ένα από τα καλύτερα συστήματα στον κόσμο που τρέχει σε mySQL βάση με εκατομμύρια επιχειρήσεις να το χρησιμοποιούν σε όλο τον κόσμο.
Όσο γρηγορότερα μεταβείς σε μια εφαρμογή Βάσης Δεδομένων, τόσο καλύτερα αποτελέσματα θα έχουν οι προσπάθειες ανάπτυξης και τόσο πιο αποδοτικές θα είναι οι στρατηγικές αντιμετώπισης του ανταγωνισμού. Εξάλλου, οι πιο δυνατοί ανταγωνιστές σου ήδη χρησιμοποιούν τις Βάσεις Δεδομένων κι αυτός είναι ένας σημαντικός λόγος που δυνάμωσαν και που θα συνεχίσουν να δυναμώνουν.
Δες τη δική μας πρόταση, το Online CRM, ένα από τα καλύτερα συστήματα στον κόσμο που τρέχει σε mySQL βάση με εκατομμύρια επιχειρήσεις να το χρησιμοποιούν σε όλο τον κόσμο.